Scrum: ovvero ...

L’approccio SCRUM è una metodologia empirica di lavoro, basata sull’apprendimento dall’esperienza e la collaborazione, per team aziendali che si auto-gestiscono: i membri decidendo assieme come raggiungere i risultati, definiscono il lavoro da svolgere, gli incarichi di ognuno. Nata come metodologia per l’implementazione di progetti informatici, che permette di realizzare il prodotto per il cliente in molto meno tempo (la metà del tempo secondo il suo creatore, Jeff Sutherland), coniuga velocità e efficacia, senza perdere di vista l’efficienza. Supera la metodologia a cascata per la realizzazione dei progetti e gli strumenti di lavoro come il Gantt e le pianificazioni rigide, per adottare una logica incrementale, che privilegia la produzione di prodotti “incompleti” a step, piuttosto che rilasciare il prodotto solo alla fine.  

Il termine deriva dal Rugby e si ispira al modo in cui la squadra lavora collettivamente per muovere la palla sul campo, secondo tre elementi: allineamento scrupoloso, unità di intenti e chiarezza dell’obiettivo. Una squadra di rugby, ha chiaro qual è l’obiettivo, fare meta, ma per riuscirci deve avere non solo unità di intenti ma necessariamente anche un allineamento perfetto e funzionale dei giocatori che si muovono sul campo, verso, appunto, la meta.

 Come funziona:

E’ una metodologia che richiede l’applicazione di alcune regole in modo inflessibile, che spingono le persone del team a lavorare in modo diverso, non solo operativamente ma anche cognitivamente e che coinvolgono anche i ruoli manageriali. Le presentiamo di seguito:

·     Eguaglianza incondizionata, ovvero all’interno del team non vi deve essere nessuna forma di leadership o di coordinamento;  

·     Decisione, ogni decisione operativa, da come svolgere il lavoro fino alla sua realizzazione finale, è presa solo dal team, il management non può entrarvi e fissa solo gli obiettivi strategici;

·     Massima trasparenza, ossia le informazioni interne al team devono essere in possesso di tutti, in modo che tutti possano condividere e collaborare pienamente;

·     Auto- assegnazione di un compito da parte di ogni componente del team, ed ognuno ha, appunto, diritto a chiedere tutte le info per svolgerlo, sia internamente sia esternamente;

·     Controllo empirico del processo di lavoro, attraverso la verifica frequente della produttività e l’adattamento nelle fasi successive;

·     Modifiche al lavoro nella fase di implementazione, se non concordato dal team al suo completo, non sono permesse a nessuno;

·     Quando il team che non ha chiaro il compito proposto, si “blocca” finché non riceve informazioni esaustive dall’account o da chi può fornirle.  

 

Accanto alle regole per il funzionamento della metodologia scrum, vi sono una serie di azioni gestionali e di attività da svolgere, prima di avviare il lavoro. Oltre alla definizione di quale sarà il team e di chi, esterno al team, terrà i rapporti con il cliente, i passi principali sono quelli di individuazione delle attività da realizzare, il piano generale e gli obiettivi: queste azioni di organizzazione e pianificazione del lavoro sono svolte in modo differente dalle prassi tradizionali. Ad esempio la pianificazione avviene solo per il primo Sprint, ossia il periodo di lavoro, inferiore ad un mese, in cui si raggiungerà il primo obiettivo. Le attività di organizzazione e pianificazione, tutte interne al team, sono svolte, in alcuni casi “ospitando” i ruoli esterni coinvolti, sempre in riunione con tutti i membri. La riunione è un modo usuale non solo di fissare obiettivi e periodi di realizzazione, ma anche per monitorare lo svolgimento del lavoro, con meeting quotidiani, caratterizzati dalla brevità e dall’uso di tecniche analisi e di decisione non usuali, principalmente di carattere visuale.

   

Epilogo:

Come può risultare evidente, al di là della bontà delle regole scrum, della loro applicazione e della funzionalità delle prassi gestionali e di funzionamento adottate, il nodo cruciale per utilizzare pienamente il framework scrum è sicuramente la scelta delle persone e la sinergia tra i membri team. In particolare vi sono due aspetti poco presenti nel dibattito sull’applicazione di scrum  e che invece risultano cruciali: sono il livello di maturità “psicologica” delle persone coinvolte e la tipologia di fiducia su cui si basano le loro relazioni. Con la metodologia scrum, ogni membro del team è chiamato direttamente non solo a collaborare con gli altri, a condividere obiettivi e come arrivarci, come spesso, non sempre, avviene nei team “tradizionali”: deve anche avere, in un certo senso, un ruolo gestionale del team, ossia ad ognuno è chiesto di pre-occuparsi del suo andamento. Ma perché ciò non diventi, con il tempo, solo una consuetudine formale, bisogna far si che le persone  siano più consapevoli di tutti gli aspetti in gioco, compresi quelli meno evidenti, come le dinamiche relazionali: per far si che SCRUM voglia dire “Squadre Costruite per essere Responsabili Uniche Mature” ! Il come lo vedremo in un prossimo post.