I fattori per l’engagement nei progetti di trasformazione digitale: una metodologia per misurare e far evolvere le percezioni delle persone
Siamo entrati nell'era digitale e tutto si sta trasformando, dalla comunicazione, alla musica, ai servizi finanziari, alla vendita al dettaglio, ai trasporti, alle organizzazioni non profit e cosi via …
Ed è un cambiamento caratterizzato da velocità e ampiezza, che sta trasformando le imprese: le aziende hanno, per anni, cercato di costruire economie di scala, di costruire organizzazioni con confini ben definiti, guidate da leadership basata sul potere formale di una gerarchia strutturalmente verticale. Ora, nell'era digitale le organizzazioni stanno evolvendo verso modelli a orizzontali, flessibili e in continuo mutamento. Le strutture che separavano i leader dai loro dipendenti e dai clienti e fornitori sono diventate porose, le relazioni non sono più verticali e basate sul potere. Il fattore chiave di successo della leadership diventa la capacità di costruire una relazione di fiducia: creare rapporti di fiducia e costruire in team in cui vi sia collaborazione, per perseguire l’obiettivo comune. Ma come può un’organizzazione in fase di trasformazione digitale o che vuole avviarla, far si che le persone vivano questo passaggio con fiducia? Come può sapere qual è la posizione dei collaboratori e dei manager verso il cambiamento digitale e/o verso il progetto di change interno ?
Come funziona:
Per rispondere a queste domande e, se ne potrebbero aggiungere altre, abbiamo sviluppato una metodologia che permette di fare una “fotografia” delle percezioni che le persone hanno riguardo il processo di Digital Transformation in azienda: una “fotografia” delle percezioni che le persone hanno riguardo il processo di cambiamento e della loro adeguatezza verso la tecnologia digitale, che fa emergere su quali aspetti l’azienda deve intervenire per accompagnare in modo maggiormente efficace la Digital Transformation.
Intervenire per avviare o favorire l’implementazione della Digital Transformation in azienda, vuol dire infatti partire da come le persone, il vero “cuore” di un processo di change, possono vivere oppure stanno vivendo il progetto di trasformazione digitale: capire la chiarezza percepita del progetto di D.T. che si è avviato o si sta avviando, la preoccupazione verso quest’evoluzione digitale ed anche la disposizione psicologica delle persone.
Questi aspetti noi li misuriamo con un questionario che abbiamo creato sulla base di ricerche internazionali e che proponiamo alle imprese attraverso la somministrazione separata tra per la popolazione manageriale e i diversi collaboratori aziendali. Un questionario appositamente predisposto, differente da quelli sul cambiamento organizzativo oppure a quelli delle passate indagini sull’accettazione della nuova tecnologia, su quello che è definito specificatamente tecno stress.
La nostra indagine, che il primo passo di un intervento più ampio, si basa sul questionario FDEF, ossia Five Digital Engagement Factors, che abbiamo elaborato per raccogliere le percezioni delle persone che vivono nelle organizzazioni, su cinque aspetti specifici:
· Digital Connect, la disposizione psicologica verso la tecnologia digitale;
· Digital Change involvement, la disposizione psicologica verso la partecipazione al cambiamento;
· Digital Empowerment, la disposizione verso l’uso della tecnologia digitale;
· Digital Transformation on board, la chiarezza percepita del progetto aziendale di D.T.;
· Digital Strain, la predisposizione psicologica verso la D.T.
Perché questa indagine ?
Le ricerche, per lo più delle università del nord America, hanno, storicamente, sottolineato la centralità delle percezioni e dei vissuti delle persone nelle fasi di cambiamento e quindi l’importanza del commitment delle persone verso il cambiamento organizzativo. Le ricerche universitarie a cui ci siamo riferiti, relative a paesi europei in cui la trasformazione digitale è iniziata prima che da noi, hanno evidenziato che per avere un buon impatto sulle persone durante la trasformazione digitale, le organizzazioni devono tener conto che uno dei fattori fondamentali è il loro accompagnamento.
L’indagine ha come obiettivo di verificare il posizionamento delle persone per ognuno dei 5 fattori del nostro modello, differenziandolo per categorie, manager/collaboratori, oppure per funzioni, business unit, sedi differenti, secondo le esigenze del cliente.
Inoltre l’indagine permette di confrontare, nel tempo, le percezioni delle persone sui 5 fattori, nelle diverse fasi del cambiamento digitale (avvio/ fasi cruciali/fine implementazione).
E dopo l’indagine?
A seguito dell’analisi dei risultati, il secondo passo dell’intervento consulenziale prevede dei focus group per l’approfondimento dei 5 fattori, che attraverso incontri di gruppo con un campione della popolazione aziendale di riferimento, permetta di approfondire in modo mirato alcuni elementi emersi nell’indagine con lo strumento di indagine. Il compito del focus group è quello di comprendere i meccanismi sottesi al posizionamento verso i 5 fattori del modello e verso le aree di attenzione del processo di Digital Transformation. L’erogazione dei focus group permette l’elaborazione approfondita, da parte di piccoli numeri di persone, dei temi proposti dai moderatori, attraverso una libera discussione. I gruppi vengono costruiti, in accordo con il cliente, secondo determinate caratteristiche, rappresentative del campione aziendale.
La seguente analisi complessiva dei risultati dei focus group e la ripresa di quanto emerso dai questionari, ci permette la stesura delle documento di valutazione per le azioni future, valutazione che viene inclusa nel report finale, che dedica una parte specifica, appunto, alle indicazione degli interventi ritenuti necessari, aziendali o consulenziali.
A seguito dell’analisi, si può manifestare la necessità di interventi per favorire una migliore trasformazione digitale, da svolgersi direttamente da parte dell’azienda o per incarico alla consulenza. Per quanto riguarda la nostra esperienza consulenziale, possiamo tracciare alcune linee di servizi post indagine, che sono così definibili:
· Supporto alla direzione, ossia incontri di monitoraggio per l’attuazione del piano di miglioramento;
· Sviluppo organizzativo, gruppi di lavoro, con la popolazione operativa, per il rendere il processo di implementazione maggiormente fluido;
· Sviluppo professionale : vi possono essere esigenze di coaching individuale per il miglioramento delle competenze relative al digital empowerment oppure di formazione mirata per il miglioramento delle competenze relative al digital change envolvment.
Per chiudere, ecco il disegno (in tempi di design thinking…) del modello di intervento complessivo, in cui si può apprezzare (lo speriamo!) l’articolazione del nostro intervento, che comunque, è, come sempre per quanto ci riguarda, modulabile e flessibile, per venire incontro alle particolarità di ogni azienda e la sua cultura organizzativa.
Epilogo:Le persone vivono le organizzazioni e i cambiamenti aziendali in essere in modi molto diversi tra loro, ma vi sono alcuni fattori che possono indicare la facilita o meno con cui i collaboratori (ma anche i manager) possono partecipare ai progetti di trasformazione digitale. Vi sono quelli che spingono per la digitalizzazione e quelli che sono timorosi, senza dimenticarsi degli scettici e dei neutri, posizioni che possono, se non adeguatamente gestite possono creare i maggiori problemi: se i primi vedranno solo gli aspetti negativi, molto probabilmente, i secondi, quelli che si inseriscono nelle posizione mediane, paiono “acque chete” ma che facilmente possono virare verso il mare in tempesta, se non ben guidati e accompagnati dal progetto aziendale.
Per quanto un’azienda abbia esperienze di cambiamenti e li consideri evolutivi, la trasformazione digitale non è una evoluzione come altre, non è una modifica interna ma un modo di pensare e di lavorare differente, che va al di là della semplice digitalizzazione di documenti o creazione di strategie di marketing sui social media. Come accennato all’inizio di questo post, cambiano modelli organizzativi e mercati, produzioni e relazioni ed anche prodotti e strumenti … in azienda avete persone che possono fare la differenza in questo senso, basta considerarle soggetti del cambiamento e non oggetti !